Как сэкономить время на создании электронных таблиц?

Заполнение Excel табличек может показаться стдуентам весма утомительным и скучным занятием. Однако система электронных таблиц может быть намного интереснее и полезнее, чем многие думают. 

А так же при наличии возможности запускать Excel онлайн этот инструмент становится ещё и общедоступным в любой поездке или на отдыхе.  Одно из учебных заведений - Гарвардский университет в Америке выяснило что 750 миллионов человек работают каждый день на продуктах Excel либо аналогичных. Университет утверждает, что правильное использование определенных функций Excel может стать ключом к экономии времени и производительности, а если Вы воспользуетесь онлайн версией с сайта https://online-excel.ru/, Вытак же будете экономить время на установке и запуске экселя, а все документы, которые вы сохрание никогда не потеряются, ведь всё будет сохранено в Вашем персоальном облаке. 

1. Специальная вставка

Excel позволяет копировать всю информацию из выбранных ячеек и вставлять данные в другие указанные ячейки, но вы можете использовать опцию «Специальная вставка», чтобы вставить информацию другим способом.

Специальная паста используется для того, чтобы вы могли выбрать, какие элементы копировать, а какие нет. Таким образом вы избегаете копирования ненужных форматов или формул.

Как запустить: когда вы копируете то, что находится в вашей ячейке (Ctrl + C), нажмите Ctrl + Alt + V, чтобы сделать специальную вставку и выбрать то, что вы хотите скопировать. Alt + E + S + V - это команда для вставки этих элементов. Вы также можете использовать раскрывающееся меню и выбрать параметр в диалоговом окне.

2. Вставка несколько строк

Иногда вам нужно добавить в таблицу несколько строк за раз, и делать это по одной не всегда практично. Эта функция упрощает задачу.

Как запустить: с помощью сочетания клавиш (Ctrl, Shift, +) выберите количество строк, которые вы хотите добавить, и нажмите правую кнопку, чтобы вставить их. Вы также можете использовать команду «Вставить строки листа», если сначала выберете строки для добавления.

3. Быстрое заполнение

« Flash Fill похож на волшебство и может использоваться в разных ситуациях», - говорится в Harvard Business Review . «Это фантастическая экономия времени, когда вам нужно быстро и точно ввести или изменить большой объем данных - это потрясающий метод».

Это система, которая позволяет Excel узнавать определенные вещи из вашей работы и определять шаблоны для заполнения некоторых ячеек, заполняя их автоматически. Например, предложите полное имя, если вы поместите имя и фамилию в два разных столбца, или разделите их, если сложите их вместе.

Как выполнить: необходимо нажать Ctrl + E, либо перейти во вкладку «Данные» и активировать «Быстрое заполнение». Если вы не видите эту опцию, попробуйте «Дополнительно» и «Автоматическое быстрое заполнение», - говорится в справочной странице Microsoft Office.

4. Указатель и сопоставление

«Индекс» и «Соответствие» широко используются в Excel для сложного поиска. По отдельности они не очень интересны, но, если их объединить, можно оценить их мощь, говорят гарвардские специалисты.

Оба позволяют извлекать определенные данные и значения, которые вам нужны, из больших электронных таблиц, так что «утомительная и рутинная задача выполняется быстро и легко», - объясняют они из университета.

Этот метод требует немного больше времени (и терпения) для изучения, но он позволит вам быть намного быстрее при поиске определенных данных.

Как выполнить: «Индекс» имеет два синтаксиса: матричный и справочный. Первый (array; row_num; [column_num]) используется для поиска. «Соответствие» (lookup_value, lookup_array; [match_type]) используется для поиска позиции значения в списке.

5. Быстрое добавление 

По словам Гарварда, это одна из первых функций, которые вы, вероятно, изучили в Excel: как добавить строку или столбец. Но знаете ли вы, что вы можете выбрать ячейку в конце строки или столбца всего за несколько секунд?

Как запустить: выберите ячейку и нажмите Ctrl + Shift + =, чтобы активировать функцию. Эквивалент «Автосуммы».

В следующей статье мы расскажем о дополнительных функциях, которые так же помогут Вам экономить время в онлайн версии Excel.