Как выбрать канцелярию для работы

Офисные принадлежности – незаменимый атрибут работы любой организации. Они не только обеспечивают бесперебойную работу сотрудников, но и подчеркивают имидж компании. Например, можно напечатать тетрадь с логотипом фирмы, которая будет привлекать внимание и выступит запоминающейся рекламой. Закупка канцтоваров считается одной из самых затратных в бюджете, поэтому производится по предварительно согласованному списку.

Перечень принадлежностей

Количество и формат канцелярских товаров зависит от нескольких факторов:

• сфера деятельности;
• количество сотрудников;
• обслуживание клиентов.

В офисном отделе канцелярия для работы рассчитывается на каждого сотрудника индивидуально. Если специалист занимается распечаткой и подготовкой договоров, акцент делается на закупку бумаги, ручек, папок и скоросшивателей. Руководителю преимущественно требуются ежедневники и письменные принадлежности. Для экономии ресурсов подбираются блокноты и тетради на пружине со сменными блоками.

Клиентской службе, которая занимается приемом посетителей, необходимо закупать канцелярию с запасом. Повышенный расход связан с порчей принадлежностей, потерей.

В обязательный перечень входят следующие предметы:

• бумага для принтера;
• ручки;
• маркеры и текстовые выделители;
• степлер, дырокол;
• ножницы (реже канцелярский нож);
• подставки для бумаг;
• воркбук;
• папки для хранения и передачи документов;
• стикеры для заметок;
• печати и штампы.

Список канцтоваров может расширяться дополнительными атрибутами:

• файлы;
• карандаши;
• скрепки;
• блокноты, тетради;
• клей, скотч, корректор.

Если нужен индивидуальный дизайн, в статью расходов включается изготовление эскиза с необходимой информацией и нанесение изображения на выбранные предметы.

Стилистика

В условиях конкурентной среды компании стремятся любыми способами привлечь внимание потенциальных клиентов. Рекламное продвижение на телевизионных, радио и интернет-ресурсах не всегда эффективно. Человеку проще запомнить информацию, если вещь с логотипом компании находится «под рукой». 

Также дизайнерское оформление имеет ряд плюсов:

1. Единый стиль. Разрозненные канцелярские принадлежности создают эффект хаоса. Человеку тяжело сосредоточиться на искомом объекте. 
2. Улучшение концентрации. Сотрудник может без труда идентифицировать вещь, не отвлекаясь на поиск среди стилистически разрозненных принадлежностей.
3. Повышение узнаваемости бренда. Корпоративная канцелярия – это ручки, блокноты, календари, ежедневники, которые используются не только сотрудниками. Брендовые вещи могут передаваться клиентам для постоянного пользования. 
4. Формирование репутации. Первое впечатление при посещении офиса складывается из мелочей. При виде корпоративных предметов у человека на психологическом уровне повышается доверие к компании.

Для информации! Рекомендуется заказывать канцелярские принадлежности у одного поставщика. Исполнителем для нанесения логотипа также одного. В первом случае гарантируется качество продукции. Во втором – отсутствие цветовых расхождений при печати изображения.

Корпоративная этика

Изготовление офисной атрибутики по индивидуальному эскизу требуется для привлечения внимания. Однако неверный выбор дизайна может дать обратную реакцию. Нетривиальное оформление может сократить поток посетителей даже при оказании качественных услуг.

Обратить внимание! От первого впечатления зависит, захочет ли клиент обратиться в компанию повторно.

Для снижения рисков руководители разрабатывают несколько эскизов и проводят опрос, состоящий из вопросов:

• общее впечатление;
• что отталкивает;
• чего не хватает;
• какой элемент необходимо убрать.

Фокус-группа или случайные пользователи делают оценку каждого варианта. Подсчетом голосов выбирается «победитель».

Критерии выбора

Перечень канцелярских принадлежностей формируется на основании потребностей сотрудников и посетителей. Большинство руководителей совершают ошибку, приобретая неликвидный товар. Например, покупка некорректного формата бумаги для принтера, разноцветных ручек для подписания договоров.

Чтобы избежать ошибок, рекомендовано придерживаться нескольких правил:

1. Закупка тестовой партии с небольшим количеством экземпляров. Позволяет наглядно проверить, какие принадлежности используются чаще всего, и что не востребовано.
2. Штучное нанесение логотипа. Выбрать несколько образцов для проверки качества изображения. Вычисляется время сохранения привлекательного вида, устойчивость к истиранию, выгоранию.
3. Составление списка канцелярии каждым работником. По мере работы определяется интенсивность использования офисных атрибутов. 

Грамотно оформленные принадлежности могут служить подарком постоянным клиентам.